Met de tool TVF pas je tekststrategie toe: eerst keuzes vastleggen, dan pas een tekst (laten) produceren. Zo voorkom je een ‘lege doos‘ (tekst zonder inhoud, vaag taal, kletspraat). Zie hierover de toelichting op deze pagina bij Stap 1A.
Gedrukt of digitaal exemplaar van het TVF
Heb je een gedrukt exemplaar van de tool TVF ontvangen tijdens een training of workshop? Lees dan verder op deze pagina vanaf het kopje ‘Gratis online oefensessie’.
Technische toelichting op de tool
Heb je een digitaal exemplaar van de tool gedownload (groene versie of blauwe versie) en als PDF opgeslagen op je computer?
Open de PDF met Adobe Reader om de functionaliteit volledig te benutten:
- 12 invulbare formuliervelden
- korte toelichting of hulpvraag per veld in een pop-up
- hyperlinks naar aanvullende informatie
Als je de tool op de juiste manier hebt gedownload en geopend, dan krijg je op je scherm het beeld dat je hieronder ziet. Voor technische toelichting op het gebruik van de tool bekijk je deze video van 90 seconden.
.
Gratis online oefensessie
Wil je (beter) leren werken met de tool? Meld je aan voor een gratis online oefensessie, waarin je ervaringen uitwisselt met andere gebruikers en vooral (beter) leert werken met de tool.
.
Inhoudelijke toelichting op de tool
Tekststrategie via de tool TVF voer je uit in ‘Drie Denkstappen’:
- Doelen bepalen
- Keuzes vastleggen
- Tekst (laten) produceren
De gestructureerde tekstvoorbereiding in Stap 1 en 2 vindt plaats in de deelstappen 1A tot en met 2D. Daarna ga je naar Stap 3A om de structuur voor het eindproduct te bepalen. Het eindresultaat in 3B&C is altijd een tekst. Die tekst werk je vervolgens uit voor het middel dat je kiest in 2D (bijvoorbeeld een mailbericht, rapport, offerte, presentatie, gesprek, uitnodiging, cartoon, video, …)
De volgorde waarin je de deelstappen 1A tot en met 2D invult, is volkomen vrij en afhankelijk van de communicatiesituatie en de informatie die jij krijgt aangereikt of zelf verzamelt.
TVF verbindt hi en ai
In Stap 1 en Stap 2 leg je – door jouw eigen human intelligence (hi) te gebruiken – het fundament voor het eindproduct in Stap 3. Heb jij zelf de keuzes gemaakt, dan kan je de tekst zelf produceren of uitbesteden aan een ander persoon of aan een computer (ai-schrijfmachine).
De grote, ronde pijl in Stap 1 en 2
Het denkproces in Stap 1 en 2 vliegt alle kanten op. Je zou het een cyclisch proces kunnen noemen. Vandaar de ‘ronddraaiende’ pijl dwars door Stap 1 en 2. Jij bepaalt zelf waar je begint. Wat komt als eerste in je op? Geef die gedachte de juiste plek op het formulier. Uitleg per deelstap lees je hieronder.
Je stemt alle deelstappen, als in een kunstwerk, op elkaar af. Zo kom je op creatieve ideeën, niet alleen voor je tekst, maar ook voor het onderwerp waaróver je communiceert. Zo bouw je een effectieve tekst, waar je lezer blij van wordt en waar jij je doel mee bereikt.
Neem de afslag naar Stap 3
Neem de afslag met de pijl naar Stap 3 pas als je volledig tevreden bent over of goedkeuring hebt voor 1A tot en met 2D. In Stap 3A kies je een logische volgorde voor de vragen van jouw lezer (2A). Stem deze ‘lezersvragen’ nog even af met je docent, collega of opdrachtgever vóór je uiteindelijk in Stap 3B&C de tekst produceert of laat produceren.
De tekst ontstaat simpelweg door antwoord te geven op de lezersvragen. Check tot slot of de inhoud en formulering aansluit bij je keuzes in het TVF en uiteraard, of de spelling correct is.
Bijlage bij de tool met tips en een voorbeeld
De digitale versie van de tool geeft in pop-ups uitleg per deelstap. Wil je de toelichting op de deelstappen en een voorbeeld fysiek onder handbereik hebben, download en print dan de bijlage bij het TVF. Deze bijlage heeft 2 pagina’s:
- Hulpvragen + tips bij het gebruik van de tool
- Voorbeeldinvulling van de voorbereiding van het script voor de video ‘Teksten Bakken‘
Toelichting per deelstap
Heb je de tool op de juiste manier geopend dan zie je per deelstap een lichtblauw, transparant invulveld. Klik je in een veld om jouw keuze in te vullen, dan verdwijnt het lichtblauwe vlak. Ga je met de muis naar een veld, dan verschijnt een korte toelichting of hulpvraag in beeld. De koppen van Stap 1, Stap 2 en Stap 3 bevatten links naar extra informatie.
Communicatiesituatie
Op het moment, dat je de behoefte of de noodzaak voelt om de kennis, de houding (gevoel, emotie, mening) en eventueel het gedrag van iemand of een groep mensen te beïnvloeden, dan bevind je je in een communicatiesituatie. Goed beschouwd, gebeurt dat honderden keren per dag. Heb je belang bij succesvolle, effectieve communicatie? In dat geval is de communicatiesituatie het startpunt voor het proces van denken en keuzes vastleggen. Dat is tekststrategie met behulp van de tool TVF.
Lees meer hierover en bekijk voorbeelden van communicatiesituaties.
Stap 1A, kennisdoel
Maak een opsomming van relevante feiten in deze communicatiesituatie. Wat is belangrijk? Welke kennis moet in ieder geval bekend zijn bij de lezer? Welke feiten in de uiteindelijke tekst (3B) komen, hangt af van de keuzes in de andere stappen én van de kenmerken van de beoogde, ‘ideale lezer’ (2A). Bijvoorbeeld ‘wat weet jouw lezer al’?
Geef in 1A een concrete invulling aan de feiten, dus geen ‘lege verpakking’ zoals ‘de lezer weet hoe laat het begint‘, maar ‘de lezer weet dat het om 12.00 uur begint‘. De lijst met feiten gebruik je achteraf als checklist voor je tekst.
Stap 1B, houdingsdoel
Welke invloed wil jij met jouw tekst hebben op de houding van de lezer? Het gaat hierbij om een gevoel, emotie of mening. Houd bij deze keuze rekening met wat jouw ideale of beoogde lezer (2A) – voorafgaand aan het lezen – vindt, ervaart of voelt over het onderwerp in deze communicatiesituatie.
Welke ‘gemoedstoestand’ is nodig om de lezer in actie (1C) te krijgen. ‘Enthousiasme’ of ‘een positief gevoel’ is niet genoeg. Zoek naar een concrete omschrijving, die jou helpt bij de woordkeuze in 3B&C.
Stap 1C, gedragsdoel
Tot welke concrete actie hoop jij – als zender van de boodschap (2B) – de beoogde of ideale lezer (2A) aan te zetten? Het gaat hier om de vraag, wat de lezer zou moeten doen, direct na of soms al tijdens het lezen, horen of zien van jouw boodschap (3B&C).
Wat is jouw ‘call-to-action’? Formuleer deze actie zo specifiek mogelijk. Check of de keuze in 2D aansluit bij de actie die jij voor ogen hebt.
Opleidingspartners
Stap 2A, ideale of beoogde lezer
Soms weet je precies wie of welke doelgroep jouw tekst gaat lezen (zien of beluisteren). In dat geval beschrijf je zo specifiek mogelijk de kenmerken van deze ‘beoogde lezer’. Soms weet je niet wie jouw tekst gaat lezen. Dan beschrijf je jouw ‘ideale lezer’. Met andere woorden, welke concrete kenmerken heeft de persoon die jij bij voorkeur jouw tekst laat lezen. Dit geldt bijvoorbeeld voor je info-tekst op je LinkedIN-profiel.
Benoem eerst de rol/positie van de lezer (bijvoorbeeld IT-manager, opdrachtgever, patiënt, werkzoekende, student) en maak vervolgens een profielschets van deze persoon. Het gaat hierbij om kenmerken die de lezer al heeft vóór het lezen, zien of horen van jouw tekst. Gebruik hierbij de ‘schrijversvragen’: wat weet, wil, vindt en kan de lezer wel/niet. Deze kenmerken zijn onafhankelijk van de inhoud van jouw tekst en tegelijkertijd bepalend voor jouw keuzes in andere deelstappen.
Stap 2B, kernboodschap
Wat is de kernboodschap in deze communicatiesituatie? Wat moet ‘blijven hangen’ tussen de oren van de lezer (2A)? Wat wil jij, dat de lezer deelt met anderen? Formuleer de kernboodschap in maximaal 30 woorden. Je geeft met de kernboodschap antwoord op belangrijke lezersvragen (3A), zoals ‘Waar gaat dit over?’ en ‘Waarom zou ik verder lezen?’
Het is onverstandig om met je tekst te beginnen als je de kernboodschap niet helder hebt. Immers, als jij zelf niet precies weet wat je te vertellen hebt, hoe kan je dan verwachten dat je lezer het uit de tekst haalt?
Stap 2C, creatieve kapstok
Hoe verpak jij de kernboodschap (2B)? Met welk ‘creatief laagje’ versterk je de boodschap? Anders gezegd, aan welke ‘creatieve kapstok’ hang jij je boodschap op om deze meer kracht te geven?
Welke concrete termen staan in de kernboodschap, in jouw gedragsdoel of in de profielschets? Gebruik die voor een vergelijking of voor beeld- of illustratiemateriaal bij de tekst. Kies je voor humor? Een formele, professionele schrijfstijl? Een voorbeeld? Een vraag? Een stelling? Zorg dat je keuze aansluit bij de beoogde houding (1B) en dat het beoogde gedrag (1C) een logische en haalbare reactie vormt.
2D, middel & kanaal
Via welk middel en welk kanaal bereikt de boodschap (2B) jouw lezer (2A)? Overweeg altijd alternatieven, ook als je opdrachtgever of docent vooraf al een middel heeft bepaald. Weeg zorgvuldig af of het middel geschikt is om de doelen te halen. Past het kanaal bij de kenmerken van de lezer?
Sluit de keuze aan bij het gedragsdoel (1C)? Past het kanaal bij de beoogde emotie (1B)? Kortom, wees niet te snel tevreden in deze stap. Soms zijn er verfrissende alternatieven (een gesprek in plaats van een mail, bijvoorbeeld).
Stap 3A, structuur op basis van lezersvragen
Op welke vragen verwacht jouw lezer (2A) antwoord in het eindproduct, de tekst (3B)? Zet deze ‘lezersvragen’ is een logische volgorde. Passen de vragen bij het gekozen middel & kanaal in 2D? Is het antwoord op elke lezersvraag te vinden in de tekstvoorbereiding? Nee, dan is er iets niet in orde.
Beoordeel deze lijst kritisch: wil de lezer in deze situatie, op dit moment antwoord op deze vragen? Leg de lijst (indien mogelijk) voor aan de lezer of aan je docent of opdrachtgever. Deze stap vormt de schakel tussen het denkwerk in 1A t/m 2D en het schrijfwerk in 3B&C.
Stap 3B&C, formulering & spelling
Formuleer (3B) het eindproduct door een helder antwoord te geven op de lezersvragen uit 3A. Als het goed is, vind je de gewenste inhoud in Stap 1A en 2B. Is het antwoord op een lezersvraag niet te vinden in het TVF, dan is de tekstvoorbereiding nog niet afgerond.
Houd bij het schrijven rekening met de creatieve keuzes in 2C en 1B. Denk om de technische, praktische mogelijkheden van middel en kanaal (2D). Check als laatste stap de spelling (3C) en de opmaak van de tekst. Kortom, gebruik het TVF als checklist om de tekst te beoordelen.
Begeleiding voor jou of jouw team
Heb je voor jouw team of individueel behoefte aan begeleiding bij de tekstvoorbereiding via het TVF in een specifieke communicatiesituatie voor jouw werk of studie? Leg contact met een opleidingspartner van Stichting Sterke Teksten.
Welke manier van leren past bij jou?
- regelmatig de toelichting op deze pagina raadplegen
- uitgebreide toelichting en voorbeelden bestuderen in het boek of e-book ‘Tekststrategie’
- zelfstandig leren en werken aan een tekst via de E-learning Tekststrategie
- onder begeleiding werken aan teksten in een Individueel Traject
- groepstraining met open inschrijving (trainingen)
- een training voor jouw team of afdeling via een van de opleidingspartners