Van 1.000 naar 160 woorden

Een brief van ruim 1.000 woorden

De brief op de afbeelding hierboven van ruim 1.000 woorden ontvang je als je een inschrijving hebt gedaan bij de Kamer van Koophandel. De brief is van Graydon Nederland BV.

• Waar gaat deze brief over?
• Waarom krijg ik deze brief?
• Wat moet ik doen?

Dit zijn mijn belangrijkste ‘lezersvragen’. Hierop verwacht ik – als lezer/ontvanger – antwoord in de tekst.

De lange brief nodigt niet uit tot lezen. Omdat ik antwoord wil op mijn lezersvragen, concentreer ik me op de tekst. Al snel raak ik afgeleid en moedeloos…

• ontvanger en zender zijn niet gepersonaliseerd, terwijl Graydon al mijn gegevens heeft
• vanzelfsprekende, nietszeggende en verwarrende teksten ervaar ik als ballast
• vage formuleringen leiden tot vragen en twijfels
• duidelijke antwoorden op mijn drie lezersvragen krijg ik niet

Hoe kort je zo’n tekst in?

Wil je voorkomen dat jouw lezers moedeloos raken? Maak kennis met tekststrategie en de tool TVF tijdens een gratis, online TVF-oefensessie.
TVF-oefensessie

Heb je al kennisgemaakt met tekststrategie en wil je een stap zetten met een team binnen jouw organisatie?
Over trainingen

 

Analyseer het voorbeeld van Graydon

Heb je geen tijd of geld voor een training? Het voorbeeld op deze pagina is volledig uitgewerkt op deze pagina. Hoe ga je in zo’n geval te werk?

Analyseer de brief door te zoeken naar relevante feiten, beantwoorde en onbeantwoorde lezersvragen. Bekijk de analyse via deze button:

Bekijk analyse

Toepassing van tekststrategie in omgekeerde richting (reverse engineering) brengt mij tot deze conclusie:

• kernboodschap, 29 woorden:
  
  Om hun opdrachtgevers te ondersteunen in zakelijke beslissingen hebben Graydon Nederland BV en OpenCompanies BV de openbare gegevens van mijn KvK- inschrijving conform de AVG opgenomen in hun databases.
• met deze kernboodschap krijg ik antwoord op de eerste en tweede lezersvraag
• meer relevante informatie is er nauwelijks en een ‘call-to-action’ ontbreekt
• het antwoord op de derde lezersvraag (wat moet ik doen) zit verstopt in vier onduidelijke ‘calls-to-action’ die twijfel en ergernis bij mij aanwakkeren

Hieronder vind je de invulling van het TVF (tekstvoorbereidingsformulier).

Van 1.000 naar 160 woorden

Ik ken uiteraard de doelen (STAP 1) van Graydon niet. Daarom is het eindresultaat wellicht totaal niet passend bij de bedoeling van Graydon. Wel geeft dit voorbeeld aan hoe je lange, onleesbare (standaard)teksten inkort tot begrijpelijke, korte teksten. Dit werkt zeker ook voor jouw teksten.

Nieuwe versie van de brief

 

Geachte mevrouw Stoppelenburg,

U heeft onlangs de Stichting Sterke Teksten ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. De openbare gegevens uit uw inschrijving hebben wij conform de AVG opgenomen in de databases van Graydon Nederland B.V. en OpenCompanies B.V. Deze informatie gebruiken wij om onze opdrachtgevers en relaties te ondersteunen in hun afwegingen om een relatie met uw stichting aan te gaan.

Uw gegevens verwerken wij geheel conform de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De beveiliging van de informatie in onze databases voldoet aan de ISO-norm 27001.

U heeft uiteraard recht op inzage in de gegevens die bij ons geregistreerd staan. Op grond van het recht op correctie, recht op bezwaar en uw recht op verwijdering behoudt u alle controle over uw bedrijfsinformatie. Op de website www.graydon.nl/avg staan alle details hierover.

Heeft u vragen over deze brief of over onze activiteiten? Uw mailbericht naar avg@graydon.nl beantwoorden wij binnen 7 werkdagen.

Met vriendelijke groet,

 

Bobby Schuitemaker,
partner director Graydon Nederland