Tekststrategie volgens de universele methode ‘Drie Denkstappen naar Sterke Teksten (2009)‘ start vanuit de communicatiesituatie, waarin jij je bevindt.
Hoe stel je die vast? Geef daarvoor antwoord op deze vragen:
- Wat is er aan de hand en welke rol heb ik hierbij?
- Waardoor (oorzaak) voel ik de noodzaak te communiceren?
- Waarom (reden) wil of moet ik communiceren?
Je beschrijft de situatie en de rol die jij daarin hebt. Gebruik daarvoor het veld in het midden van het TVF, tekstvoorbereidingsformulier.
Voorbeelden vind je verderop op deze pagina.
Valkuil: een situatie is géén doel
Vermijd in de omschrijving op je TVF bij ‘communicatiesituatie’ keuzes vast te leggen die in de deelstappen 1A t/m 2D thuishoren. Een situatie is geen doel!
Dit betekent bijvoorbeeld dat je in de omschrijving nog geen keuzes vastlegt voor doelen, beoogde lezer, boodschap of communicatiemiddel. Dat zijn nou juist de keuzes die je nog zorgvuldig op elkaar af moet stemmen. Heeft je opdrachtgever of docent al keuzes gemaakt, leg die dan vast op de juiste plek.
Voorbeeld: je krijgt de opdracht een mondelinge presentatie voor te bereiden. In deze opdracht ligt Stap 2D (middel) al vast: presentatie.
Van complex naar eenvoudig
Met behulp van het TVF – tool voor gestructureerde tekstvoorbereiding – leg je vanuit de communicatiesituatie je keuzes vast vóór je begint met schrijven. De tool helpt je complexe situaties en opdrachten terug te brengen tot concrete keuzes voor eenvoudige communicatiesituaties in een logische volgorde.
Voorbeelden van communicatiesituaties
Het aantal voorbeelden van communicatiesituaties is oneindig groot:
- Iemand stelt jou als HR-medewerker een vraag over de verlofregeling.
- Jouw ict-project (je bent projectleider) dreigt vertraging op te lopen.
- Er is onrust in de wijk. Als buurtbewoner voel jij je betrokken.
- Als communicatiemedewerker krijg jij de vraag het parkeerproblemen bij het bedrijf aan te pakken.
- Je krijgt als leerling/student de opdracht een betoog te schrijven. Let op: hiermee wordt 2D al voor jou ingevuld.
- Jij wilt als beleidsmedewerker een werkwijze veranderen.
- Als stagiair start je een onderzoek naar medewerkerstevredenheid.
- Je wilt als zelfstandig ondernemer een product op de markt zetten.
- Jij hebt de taak nieuw beleid uit te rollen.
- Op jouw school (je bent directeur) worden steeds meer spullen gestolen uit kluisjes.
- Je hebt als burger hulp of informatie nodig.
- Een onderzoek maakt ontevredenheid onder medewerkers zichtbaar.
- Er komt een klacht of melding bij jou als kwaliteitsmanager binnen.
- Het kind van een van je medewerkers is overleden.
- Als pr-medewerker ontdek jij dat er nog niets is georganiseerd voor de opening van de nieuwe locatie.
- De manager heeft jou gevraagd een presentatie te houden. Let op: hiermee wordt 2D al voor jou ingevuld.
- Je krijgt de leiding over het project ‘duidelijke taal’.
- Je hebt als privé-persoon een wens, droom of een missie.
- …
In de situaties zoals hierboven beschreven, voel je de behoefte of de noodzaak om de kennis, de houding (gevoel, emotie, mening) en eventueel het gedrag van iemand of een groep mensen te beïnvloeden. Dat is jouw startpunt: de communicatiesituatie. Hier start het proces van denken en keuzes maken. Dat is tekststrategie met behulp van de tool TVF.
Heb je keuzes gemaakt en vastgelegd? Ben je tevreden? Zijn je keuzes goed op elkaar afgestemd? Zijn ze goedgekeurd door je opdrachtgever, collega of docent? Start dan met de productie van de tekst: zelf of via een ai-schrijfmachine, zoals ChatGPT. Meer hierover…
Start vanuit de communicatiesituatie
Werk je met het TVF, dan formuleer je – naast de praktische gegevens zoals datum, betrokken personen en aard van de opdracht – als eerste inhoudelijke onderdeel de communicatiesituatie. Daarna volgen in willekeurige volgorde de deelstappen 1A tot en met 2D. Het eindresultaat is Stap 3 is altijd een tekst. Die tekst vormt de basis voor het middel dat je hebt gekozen in 2D: een mailbericht, rapport, presentatie, gesprek, video, etc.
Uitgebreid voorbeeld in het boek
In het boek en e-book ‘Tekststrategie’ vind je gedetailleerde uitleg over de drie denkstappen en tien deelstappen van tekststrategie aan de hand van een eenvoudig voorbeeld: de voorbereiding en uitvoering van een excursie met studenten naar Madrid. In dat traject is het moment gekomen dat studenten met vragen komen over de heenreis. Dat is de ‘communicatiesituatie‘ in het voorbeeld in het boek.
Gestructureerde tekstvoorbereiding
Hoe verloopt de gestructureerde tekstvoorbereiding vanuit de communicatiesituatie? Je beantwoordt de vragen op het TVF per deelstap om de productspecificaties van je tekst vast te leggen vóór je start met schrijven. Wat zijn je doelen? Gaat het alleen om een kennisdoel (Stap 1A) of wil je ook dat de studenten iets voelen (Stap 1B) en in actie komen (Stap 1C)? Welke kenmerken heeft de lezer (Stap 2A)? Welke boodschap (Stap 2B) moet in ieder geval blijven hangen? Hoe verpak je die (Stap 2C)?
TVF: voorbereiding én beoordeling van tekst
Gestructureerde tekstvoorbereiding met het TVF dwingt jou om vooraf over de juiste aspecten na te denken. Deze aanpak heeft onder andere deze voordelen:
- vooraf meedenken/discussiëren over specifieke onderdelen van een tekst is eenvoudiger dan achteraf discussiëren over een kant-en-klare tekst
- de keuzes in de deelstappen vormen de checklist om de uiteindelijke tekst te beoordelen
- de tekst is afgestemd op de kenmerken van de lezer en de doelen van de schrijver
Wees op je hoede voor de tunnel…
Sta je aan het begin van het denkproces voor tekstvoorbereiding? Houd de communicatiesituatie zo ‘clean’ mogelijk. Laat je niet de een opdrachtgever of collega een tunnel insturen. Dat wil zeggen, weiger vooraf al keuzes vast te leggen die pas later in de deelstappen van het TVF aan de orde komen. Dit gebeurt onbewust en onbedoeld vaak voor de call-to-action (1C), de beoogde lezer (2A) en het middel en kanaal (2D).
Voorbeeld van een opdracht waarbij je een tunnel inloopt: “Schrijf je een persbericht (2D) voor werkende vrouwen (2A) om ze aan te sporen tot een demonstratie (1C).” Vraag eerst door naar de achtergrond van deze opdracht. Misschien blijkt dan een video (2D) voor mannen (2A) wel veel effectiever om het probleem aan te pakken.
Houd je bij de aanleiding voor de communicatie. Laat je niet verleiden (door je opdrachtgever) een tunnel in de lopen. Zie hierover ook de ‘valkuil’ bovenaan deze pagina.
Met de gestructureerde aanpak via het TVF creëer je rust en ruimte in je hoofd voor creativiteit. Dit verbetert zowel je teksten als het project waar de tekst over gaat.