Wat is voor jou de aanleiding om te communiceren? Wat is voorafgegaan aan het moment waarop je denkt: “Nu moet er een tekst komen?”
Een paar voorbeelden:
- Iemand stelt je een vraag.
- Er doet zich een probleem voor.
- Er komt een klacht binnen.
- Je organiseert een event.
- Je bereidt een presentatie voor.
- Je krijgt de leiding over een project.
- Je hebt een wens of een missie…
Je ervaart de behoefte of de noodzaak om de kennis, de houding (gevoel, emotie) of het gedrag van iemand of een groep mensen te beïnvloeden. Dat is de communicatiesituatie waarin jij je bevindt. Die vormt altijd het startpunt voor tekststrategie met behulp van de tool TVF.
Werk je met het TVF, dan formuleer je – naast de praktische gegevens datum en aard van de opdracht – als eerste inhoudelijke onderdeel de communicatiesituatie. Daarna volgen in willekeurige volgorde de deelstappen 1A tot en met 2D. Het eindresultaat is Stap 3 is altijd een tekst. Die tekst vormt de basis voor het middel dat je kiest in 2D: een mailbericht, rapport, presentatie, gesprek, video, etc.
Uitgebreid voorbeeld in het boek
In het boek en e-book ‘Tekststrategie’ vind je gedetailleerde uitleg over de drie denkstappen en tien deelstappen van tekststrategie aan de hand van een eenvoudig voorbeeld: de voorbereiding en uitvoering van een excursie met studenten naar Madrid. In dat traject is het moment gekomen dat studenten met vragen komen over de heenreis. Dat is de ‘communicatiesituatie‘ in het voorbeeld in het boek.
Gestructureerde tekstvoorbereiding
Hoe verloopt de gestructureerde tekstvoorbereiding vanuit de communicatiesituatie? Je beantwoordt de vragen op het TVF per deelstap om de productspecificaties van je tekst vast te leggen vóór je start met schrijven. Wat zijn je doelen? Gaat het alleen om een kennisdoel (Stap 1A) of wil je ook dat de studenten in actie komen (Stap 1C)? Welke kenmerken heeft de lezer (Stap 2A)? Welke boodschap moet in ieder geval blijven hangen?
Gestructureerde tekstvoorbereiding met het TVF dwingt jou om vooraf over de juiste aspecten na te denken. Deze aanpak heeft onder andere deze voordelen:
- vooraf meedenken/discussiëren over specifieke onderdelen van een tekst is eenvoudiger dan achteraf discussiëren over een kant-en-klare tekst
- de keuzes in de deelstappen vormen de checklist om de uiteindelijke tekst te beoordelen
- de tekst is afgestemd op de kenmerken van de lezer en de doelen van de schrijver
Sta je aan het begin van het denkproces voor tekstvoorbereiding? Houd de communicatiesituatie zo ‘clean’ mogelijk. Dat wil zeggen, maak nog geen keuze voor deelstappen die later in het TVF aan de orde komen, zoals de call-to-action (1C), de lezer (2A) of het middel (2D). Houd je bij de aanleiding voor de communicatie, dus benoem nog niet het doel van de communicatie. Met deze gestructureerde aanpak creëer je ruimte in je hoofd voor creativiteit.