Kijk en huiver…
Ter voorbereiding van een overleg verstuurt een docent een mailbericht naar 24 collega’s. Dit is zijn bericht:
De invulling van online, fysiek en hybride onderwijs komende periode is voor ons een aandachtspunt. Vanaf periode 4 zullen we weer meer fysiek of hybride onderwijs gaan verzorgen. In principe zullen de hoorcolleges online zijn en zijn de werkcolleges fysiek of in een of andere hybride vorm. Dat wordt nog bekeken. Je kunt al in je rooster zien hoe dit wordt gepland en bij iedere les kun je ook zien hoeveel studenten er in het lokaal mogen worden toegelaten. Piet heeft (relatief) veel grote ruimtes kunnen regelen waar 30 tot 32 studenten in mogen. Ik ga even uit van klassen van 30 studenten (ik weet wel dat sommige klassen iets groter zijn, maar toch niet iedereen zal elke keer komen). Met name voor het hybride onderwijs is het wel van belang om te kijken of er een hele klas in past of niet. Als dat nl. niet het geval is, dan zullen we een planning moeten maken welke klassen of groepen bij hybride onderwijs fysiek welkom zijn en welke groepen online deelnemen (ieder klas is verdeeld in 5 of 6 groepen). Dit wil ik graag vrijdag bespreken en ik wil jullie vragen om hiervoor alvast in je rooster te inventariseren wanneer een hele klas past en wanneer er keuzes gemaakt moeten gaan worden. Die keuzes maken wij en die gaan volgende week naar de studenten gecommuniceerd worden.
Deze woordenbrij van 227 woorden kost een gemiddelde lezer 2x 35 seconden leestijd. Na een eerste keer lezen, moet de lezer waarschijnlijk nog eens heel goed zoeken om te ontdekken van het gedragsdoel (STAP 1C van tekststrategie) van de zender is. Elke lezer heeft namelijk de logische lezersvraag ‘Wat moet ik doen?‘ (STAP 3A van tekststrategie).
Tekststrategie als oplossing
‘Poetsen aan de buitenkant’ van de tekst hierboven is zonde van jouw kostbare tijd. Passieve constructies wegwerken, ‘zullen’, ‘kunnen’ uit de tekst gooien… Herschrijven, redigeren is onbegonnen werk. Niet doen. Stop daarmee!
“Redigeren is tijd investeren op het verkeerde moment, namelijk te laat.”
Had de zender zelf vooraf een paar minuten de tijd genomen om vast te leggen in het TVF wat de kernboodschap is (STAP 2B in het TVF), wat zijn gedragsdoel (STAP 1C) is en op welke vragen de lezer een antwoord verwacht (STAP 3A), dan had hij dit geschreven:
Rooster online, fysiek en hybride onderwijs:
- bekijk aantallen en lokalen voor jouw colleges
- check groepsgrootte en onderwijsvorm
- bepaal noodzakelijke aanpassingen
Deze tekst van 20 woorden lees én begrijp ik in 5 seconden… Duidelijk. Ik zie direct waar het bericht over gaat (kernboodschap) en wat de zender van mij verwacht (gedragsdoel). Fijn, ik krijg dus antwoord op mijn lezersvragen: waar gaat dit over en wat moet ik doen?
Winst in tijd én in kwaliteit
We maken een kleine rekensom.
De oorspronkelijke tekst kost 1 schrijver en 24 lezers in totaal 30 minuten:
- 2 minuten schrijftijd
- 24 x 70 seconden leestijd (1.680 seconden / 28 minuten)
De ‘call-to-action’ is zeer onduidelijk. Het effect van de tekst is belabberd. Niemand doet iets. Het overleg mislukt of loopt uit.
De nieuwe versie van de tekst kost schrijver en lezers in totaal 8 minuten:
- 5 minuten denk- en schrijftijd
- 24 x 5 seconden leestijd (120 seconden / 2 minuten)
De ‘call-to-action’ is helder. Het effect is groot.
Moet ik nog meer zeggen? Hoeveel ‘simpele mailberichten’ versturen jij en je collega’s per jaar naar elkaar? Pak de rekenmachine er maar bij…
Geef een antwoord